Nije pitanje hoće li kriza — nego kada
Murphy-ev zakon važi dvostruko na eventima: što god može poći po krivu, na kongresu s 500 sudionika ima veću šansu da pođe po krivu. AV oprema zakaže, govornik propusti let, catering kasni, izbije požarni alarm, sudionik dobi medicinsku hitnoću.
Kategorije rizika
Tehnički incidenti (visoka vjerojatnost): AV kvar, WiFi prekid, nestanak struje, registracijski software crash.
Logistički problemi (srednja vjerojatnost): Kasni govornik, catering kasni, venue problem.
Medicinski incidenti (niska vjerojatnost, visok impact): Hitnoća, food poisoning.
Vanjski faktori: Ekstremno vrijeme, sigurnosni incident, pandemija.
Krizni plan: što mora sadržavati
- Kontakt lista hitnih slučajeva — vatrogasci, hitna, policija, venue manager, AV tehničar (direktni mobilni), catering voditelj
- Decision tree po scenariju — tko odlučuje, koji su koraci, tko komunicira prema sudionicima
- Komunikacijski protokol — jedini ovlašteni glasnogovornik prema medijima, template hitnih obavijesti
- Backup resursi — kontakt alternativnog catering-a, AV backup dobavljača, alternative venues
Scenarij po scenarij
AV total failure: Pauza 15 min, tehničar dijagnosticira, ako nije riješivo u 30 min → panel diskusija bez prezentacija.
Govornik ne dolazi: Video call prezentacija, ili promoviranje moderatora u kratki talk, ili produžen Q&A prethodne sesije.
Medicinska hitnoća: Odmah pozovite 112, oslobodite prostor, nastavite program tiho ako je incident van dvorane.
Nestanak struje: Generator? Mobitelima osvjetlite izlaze, communicirajte mirno i jasno.
Osiguranje evenata
Event liability osiguranje za kongres s 500 sudionika košta 300–1.500 EUR. Šteta od jednog canceliranog kongresa može biti 50.000–500.000 EUR.
Za PCO agencije s iskustvom u kriznom upravljanju, pogledajte EventPro.hr katalog. Za kompleksne kongrese, uvijek preporučujemo angažman iskusnog PCO partnera.