Fiskalizacija 2.0 nije samo posao računovodstva. Kada event uključuje predujam za hotel, najam dvorane, AV produkciju i naknadni obračun stvarne potrošnje, svaka promjena mora proći kroz uredan slijed narudžbe, eRačuna, odobrenja, plaćanja i konačnog usklađenja. Event tim zato treba dogovoriti podatke i odgovornosti prije potpisivanja ponude.
Ukratko
- Strukturirani eRačun nije isto što i PDF račun poslan e-mailom.
- Za predujam treba povezati izdavanje, eventualno storniranje i konačni eRačun s istim projektom.
- Broj narudžbenice, naziv eventa, datum usluge i troškovni centar dogovaraju se prije prve uplate.
- Porezni tretman i obveze mora potvrditi računovođa ili porezni stručnjak za konkretan odnos.
Što se promijenilo od 1. siječnja 2026.
Porezna uprava promjene u okviru Fiskalizacije 2.0 povezuje s razmjenom i fiskalizacijom eRačuna te objavljuje aktualnu dokumentaciju, pitanja i odgovore i popis informacijskih posrednika. U obuhvatu koji propisuje Zakon, od 1. siječnja 2026. poslovni subjekti razmjenjuju strukturirane eRačune, a točan opseg obveze treba provjeriti prema poreznom statusu izdavatelja i primatelja (Porezna uprava – Fiskalizacija 2.0).
Za event tim važna je razlika između dokumenta koji čovjek može pročitati i podatka koji sustav može automatski obraditi. PDF u privitku može izgledati kao račun, ali sam po sebi nije strukturirani eRačun. Zato s dobavljačem treba provjeriti kojim kanalom šalje eRačun, koji identifikator primatelja koristi i koje referentne podatke može upisati.
Fotografija: Jakub Zerdzicki / Pexels.
Matrica dokumenata za tipičan event
| Trenutak | Operativni dokument | Vlasnik kontrole | Što mora biti povezano |
|---|---|---|---|
| Odabir dobavljača | Ponuda i narudžbenica | Event lead i nabava | Opseg, cijene, PDV, projekt i rokovi |
| Rezervacija termina | Zahtjev za predujam i eRačun za predujam | Financije | Ugovor, dobavljač, iznos i datum uplate |
| Promjena opsega | Aneks ili pisana potvrda | Event lead | Dodatna oprema, sati, osobe i nova cijena |
| Nakon eventa | Konačni eRačun | Financije i vlasnik budžeta | Predujam, stvarna potrošnja i odobrene razlike |
| Ispravak | Storno ili odobrenje prema uputi stručnjaka | Računovodstvo | Izvorni dokument, razlog i trag odobrenja |
Porezna uprava u posebnim primjerima za predujam opisuje izdavanje eRačuna za predujam, njegovo storniranje te izradu konačnog eRačuna. To znači da organizator ne bi smio tretirati prvu uplatu kao izoliranu transakciju bez veze s završnim obračunom (Porezna uprava – primjeri postupanja s predujmom).
Kako izbjeći nesklad između ponude i konačnog računa
Najčešći problem nije tehnologija, nego promjena koju nitko formalno nije zabilježio. Hotel potvrdi dodatnih 20 ručkova, AV dobavljač ostane dva sata dulje, a organizator na kraju dobije iznos koji vlasnik budžeta ne prepoznaje. Jednostavno pravilo glasi: svaka promjena cijene ili količine mora imati pisani trag, osobu koja je odobrava i oznaku projekta.
Prije prve narudžbe pošaljite dobavljaču karticu s podacima za fakturiranje: puni naziv i identifikator tvrtke, adresu, kontakt financija, broj narudžbenice, naziv eventa, troškovni centar te dogovoreni kanal za eRačun. Nemojte u slobodan tekst unositi osobne podatke sudionika koji nisu potrebni za račun.
U internom budžetu odvojite ugovoreni iznos, plaćeni predujam, odobrene dodatke i očekivani saldo. Tako se konačni dokument ne uspoređuje samo s početnom ponudom, nego s posljednjom odobrenom verzijom. Za strukturu kategorija koristite vodič za kongresni budžet, a obveze prostora jasno vežite uz ugovor s hotelom ili event prostorom.
Uvedite i kontrolu zaprimanja. Financije trebaju znati je li eRačun tehnički zaprimljen, event lead potvrđuje da je usluga stvarno izvršena, a vlasnik budžeta provjerava da iznos odgovara odobrenju. Statusi zaprimljeno, sadržajno potvrđeno, sporno i spremno za plaćanje sprječavaju da tehnička dostava računa bude pogrešno protumačena kao automatsko prihvaćanje svih stavki. Evidencija treba sadržavati datum, odgovornu osobu i razlog zastoja.
Fotografija: Mikhail Nilov / Pexels.
Scenarij: hotel, AV i završni obračun
Tvrtka organizira konferenciju za 180 osoba u Zagrebu. Hotel traži 30 posto predujma, AV partner 50 posto, a catering se konačno obračunava prema potvrđenom broju sudionika. Event lead najprije otvara jednu projektnu oznaku i tri narudžbenice. Financije dobavljačima potvrđuju podatke za eRačun, dok je u ugovorima definiran rok za konačni broj osoba i način odobravanja dodatnih troškova.
Tjedan prije eventa broj raste na 195. Event lead pisano potvrđuje novu količinu cateringu i ažurira procjenu, ali ne mijenja izvorne dokumente bez traga. Nakon eventa hotel iskazuje dodatnu tehniku koja nije odobrena. Račun se ne odbija automatski niti plaća samo radi brzine; operativa provjerava tko je naručio stavku, a financije i računovodstvo određuju ispravan dokumentacijski postupak. Ovakav tok treba uključiti već u RFP za event dobavljače.
Najčešća pitanja
Je li PDF poslan e-mailom eRačun?
Ne nužno. eRačun je strukturirani elektronički dokument koji se može automatski obraditi. Vizualni PDF može pratiti zapis, ali ne zamjenjuje propisani strukturirani format kada postoji obveza eRačuna.
Tko treba pratiti podatke o naplati?
Odgovornost treba podijeliti: event tim potvrđuje izvršenje i opseg usluge, vlasnik budžeta odobrava trošak, a računovodstvo provodi poreznu i dokumentacijsku kontrolu. Dobavljač ne bi trebao dobivati proturječne upute od više osoba.
Smije li se konačni račun razlikovati od ponude?
Može ako je opseg valjano promijenjen i dokumentiran. Prije plaćanja treba povezati razliku s odobrenom količinom, cijenom ili dodatnom uslugom te provjeriti ispravan računovodstveni postupak.
Kontrolna lista prije prve uplate
- Potvrditi primjenjuje li se obveza eRačuna na konkretan poslovni odnos.
- Uskladiti podatke tvrtke, broj narudžbenice i projektnu oznaku.
- Definirati tko odobrava dodatne troškove i do kojeg iznosa.
- Evidentirati svaki predujam uz povezanu ponudu ili ugovor.
- Prije konačnog plaćanja uskladiti predujmove, storna i stvarnu potrošnju.
Za jedinstven brief i usporedive ponude upotrijebite RFP wizard, a dodatne operativne vodiče pronađite u Magazinu.
Izvori i metodologija
Činjenice su provjerene 23. kolovoza 2026. prema službenom pregledu Fiskalizacije 2.0 Porezne uprave i njezinim primjerima za podatke o naplati i eRačune za predujam. Operativna matrica urednička je interpretacija za event projekte. Članak nije porezni, računovodstveni ni pravni savjet; prije objave i primjene potrebna je stručna provjera konkretnog slučaja.